Thông tin truy cập
 
Số lượt truy cập : 17016
Khách trực tuyến : 1874
Thành viên trực tuyến : 1
 
Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học
07/09/2012 - 09:06
        Sắp xếp hồ sơ, tài liệu một cách khoa học

Công việc tiếp nhận và lưu trữ hồ sơ từ ngày này đến năm khác sẽ là một gánh nặng đối với thư ký hay bất kỳ ai làm việc văn phòng. Vì thế, phân loại - sắp xếp – lưu trữ hồ sơ là một việc làm cần thiết và rất quan trọng. Không phải bất kỳ ai cũng làm tốt nghiệp vụ này cả. Để có cách sắp xếp hồ sơ khoa học, bạn nên tiến hành theo trình tự sau:


Chọn tủ hồ sơ:

Đừng bao giờ đựng hồ sơ trong cặp hay trong những túi nhỏ. Vì như vậy không thể nào quản lý được số lượng lớn hồ sơ. Nên:

+ Dùng tủ hồ sơ nên có nhiều ngăn:

Hãy dùng những cái tủ đứng có nhiều ngăn phía trên và có hộc tủ phía dưới. Mỗi ngăn có kích thước phù hợp với từng loại hồ sơ (thông thường là 28cm x 35cm).

+ Dùng tủ hồ sơ treo trên tường:

Trong văn phòng có không gian nhỏ, chúng ta nên dùng tủ hồ sơ treo trên tường. Loại tủ hồ sơ treo gọn nhẹ có thể giải quyết được một lượng lớn hồ sơ.

+ Sử dụng những mẩu giấy ghi chú:

Dùng mẩu giấy ghi nội dung của từng loại hồ sơ để dán trên tường thành của từng kệ riêng biệt. Ví dụ trên mẩu giấy ghi chú là "Báo cáo", nghĩa là kệ đó chứa hồ sơ về báo cáo.


Phân loại hồ sơ:

Việc phân loại hồ sơ rất quan trọng, nếu phân loại có hệ thống thì sẽ dễ dàng cho việc kiểm tra, sắp xếp. Nên phân loại theo cách như sau:

+ Phân loại theo chủ đề:

Trong cùng một loại hồ sơ nên chia nhỏ theo từng chủ đề ví dụ như: báo cáo, kế toán, hợp đồng, quảng cáo, tiếp thị…

+ Phân loại theo cụm:

Trong cùng một loại chủ đề nên chia nhỏ hồ sơ theo từng cụm ví dụ như: cụm quý 1, cụm quý 2, cụm quý 3, cụm 4.

+ Phân loại theo nhóm:

Trong cùng một cụm hồ sơ nên chia nhỏ ra theo từng nhóm ví dụ như: nhóm quý 1, nhóm quý 2, nhóm quý 3, nhóm quý 4.


Sắp xếp hồ sơ:

Sau khi phân loại hồ sơ xong, chúng ta cần sắp xếp hồ sơ một cách khoa học. Nên sắp xếp theo cách như sau:

+ Sắp xếp theo thời gian:

Dựa theo thứ tự thời gian của sự việc xảy ra trong hồ sơ để sắp xếp trước sau. Cần ghi chú cẩn thận thời điểm để khi tìm kiếm được dễ dàng.

+ Sắp xếp theo mẫu tự:

Sắp xếp dựa theo thứ tự mẫu tự (A,B,C…) của hồ sơ. Ví dụ mẫu tự T sẽ xếp theo thứ tự: thiệp mời - thống kê – thư từ - tiếp thị. Như vậy Bạn cần phải học thuộc lòng Bảng Mẫu tự để biết vị trí của các từ. Bạn cũng cần kiến thức này cho công việc tra cứu từ điển.

+ Sắp xếp theo tính chất:

Sắp xếp dựa theo tính chất của hồ sơ.
Ví dụ:
- Hồ sơ bình thường - hồ sơ mật - hồ sơ tối mật…
- Hồ sơ chưa giải quyết - hồ sơ đang giải quyết chưa dứt điểm - hồ sơ đã giải quyết xong…


Lập danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ là bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

+ Tạo một danh mục cụ thể, chính xác:

Sau khi đã chọn cách sắp xếp, chúng ta tạo danh mục hồ sơ chi tiết. Nên đưa vào máy vi tính, tạo cây thư mục, với thư mục cấp 1 là danh mục hồ sơ, thư mục cấp 2 là chủ đề hồ sơ… Như vậy, lúc cần tra cứu chúng ta có thể xem nhanh nhờ cây thư mục trên máy vi tính

+ Danh mục hồ sơ phải được cập nhật thường xuyên.

Khi đã đưa danh mục hồ sơ vào máy vi tính, chúng ta nên lưu lại cây thư mục cũ trước khi cập nhật. Như vậy, lúc cần xem xét lại, chúng ta biết được từng thời điểm bổ sung hồ sơ mới.


Lưu trữ hồ sơ:

Hồ sơ phải được lưu trữ vào một vị trí nhất định để khi cần truy cập sẽ nhanh chóng. Làm bản liệt kê một cách hệ thống hồ sơ của đơn vị. Nhờ vào danh mục này mà chúng ta có thể sắp xếp, quản lý và tra cứu hồ sơ nhanh chóng.

+ Dùng bút chì đánh số ở góc phải các hồ sơ lưu trữ.

+ Bên ngoài tập lưu trữ có nhãn in hồ sơ từ số… đến số… để dễ truy tìm.

+ Nên dùng máy quét (scanner) để quét hồ sơ vào máy vi tính ở dạng tập tin *.jpg, đánh số để lưu trữ hồ sơ.

+ Vào bảng tính Excel để lập số lưu trữ hồ sơ, có chú thích bên cạnh, dùng chức năng siêu liên kết (Hyperlink) để liên kết với tập tin hình ảnh cần lưu. Như vậy khi cần xem lại hồ sơ chúng ta chỉ cần nhấp vào số lưu trữ hồ sơ có đặt chức năng siêu liên kết.

+ Nên lưu tập hồ sơ vào đĩa CD-ROM. Nếu máy vi tính trong văn phòng có được một ổ CD-Read and Write thì tốt.

(Theo Cẩm nang Thư ký).

  Gửi tin phản hồi Gửi Email In bài viết
Ý kiến bạn đọc gửi
Tin tức này chưa có ý kiến nào













 
Tin mới
Thủ tục hành chính lĩnh vực Nội vụ (đã chuẩn hóa)
Hướng dẫn đặt Font chữ mặc định trong Microsoft Word
Thông báo số 231/TB-PCLB ngày 02/8/2013 của Ban Chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn huyện Thủy Nguyên : Tin bão khẩn cấp cơn bão số 5
Thông báo số 229/TB-PCLB ngày 31/7/2013 của Ban Chỉ huy Phòng chống lụt bão và tìm kiếm cứu nạn huyện Thủy Nguyên về cơn bão số 5 (Jebi)
Trò chơi phát triển bền vững ( Ecopolicy Game)
Google nhiễm nhiều phần mềm độc hại nhất
Thông báo số 170/TB-PCLB ngày 21/6/2013 về cơm bão số 2 của Ban chỉ huy Phòng chống lụt bão và Tìm kiếm cứu nạn huyện Thủy Nguyên
Các bước bảo vệ email trước nguy cơ mã độc
Thông báo của Ủy ban nhân dân huyện về việc nghỉ Lễ Giỗ Tổ Hùng Vương 10/3 Âm lịch, Nghỉ Lễ Chiến thắng 30/4 và Ngày Quốc tế Lao động 01/5
Hải Phòng: Triển khai Kế hoạch ứng dụng chữ ký số chuyên dùng trong các cơ quan quản lý hành chính nhà nước
Báo cáo số 46/BC-UBND của UBND huyện về kết quả thực hiện nhiệm vụ phát triển kinh tế xã hội Quý I; phương hướng nhiệm vụ quý II năm 2013
Ủy ban nhân dân huyện họp phiên thường kỳ tháng 4/2013
Kế hoạch của UBND huyện Về việc lấy ý kiến nhân dân đối với dự thảo Luật đất đai sửa đổi
DỰ THẢO LUẬT ĐẤT ĐAI NĂM 2013 LẤY Ý KIẾN NHÂN DÂN
Dự thảo Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam năm 1992 (sửa đổi năm 2013), bản so sánh Hiến pháp năm 1992 và Dự thảo sửa đổi Hiến pháp năm 1992